Grupo Umbral: Un apoyo clave para el rol del negocio y las estrategias corporativas con Flexline ERP

Tras una alianza estratégica que apuntó a unificar la gestión corporativa de tres empresas en noviembre de 2002, se dio vida al Grupo Umbral, holding guatemalteco que luego enfrentó la necesidad de integrar los diferentes sistemas administrativos que manejaban el negocio de cada firma. La solución llegó de la mano de Flexline ERP, herramienta desarrollada por TFC, The Flexline Company que se alzó como la más indicada para ayudar al grupo empresarial, hoy compuesto por seis compañías, a enfrentar este desafío. Harold García Sierra, Gerente de Informática y Tecnología de Umbral, detalla el impacto que ha suscitado la implementación de este software.

Ser la mejor organización integral en la comercialización de productos de consumo masivo en la Región, fue la primera y principal meta que se planteó el Grupo Umbral -líder en el mercado guatemalteco de importación y distribución- cuando se decidió la integración de tres compañías: Distribuidora Marte, licores Premium; Codicasa (Compañía de Distribución Centroamericana S.A), productos de hogar y cuidado personal; y Alamsa (Negocios Generales Alfredo Lamport), productos deshidratados y de construcción.

Se trató de una alianza que buscaba obtener economías de escala y manejar un back-office integrado, para así alcanzar una mayor eficiencia. Sin embargo, integrar empresas y negocios distintos implicaba automatizar su gestión, además de unificar los sistemas ERP que cada una manejaba, un desafío para el cual analizaron las alternativas existentes, optando por Flexline ERP, software con el que ya operaba Distribuidora Marte. “Teníamos una buena experiencia, a través de esta compañía del grupo, tanto con versiones anteriores de la herramienta como con el respaldo que presentaba, y eso fue un factor importante en la determinación que tomamos”, asevera García.

Iniciaron la implementación a fines de 2002, partiendo con Distribuidora Marte y luego unificaron los procesos para el resto de las empresas del holding, facilitando la implantación en éstas. “Precisamente -indica-, una de las características fundamentales al seleccionarlo fue que era un software multiempresa, lo que nos permitía manejar cada negocio con sus particularidades”.

Actualmente, el holding aúna también a las compañías Umbral, creada para manejar el back-office del holding, proveyendo servicios de RRHH, logística, finanzas, auditoría, TI y mercadeo; además de Tecnosoluciones, que representa productos tecnológicos interactivos, y Logiservicios, que maneja bodegas de almacenaje; ambas formadas a un año del inicio de las operaciones del grupo.

Tal como lo fue con Distribuidora Marte, a juicio del ejecutivo, la parametrización de Flexline ERP para las otras empresas resultó sencilla. “Uno de los aspectos que más nos atrajo del sistema fue la flexibilidad que exhibía en su configuración, un proceso que no presentó mayores dificultades”, afirma y agrega que “además, pudimos hacer cambios en la estructura de cada parametrización, lo cual nos permitió automatizar nuestros procesos, que han sido más eficientes desde entonces”.

El ‘upgrade’

Hace seis años, relata García, cuando en Grupo Umbral evaluaban qué software de gestión implementarían, optaron por visitar las oficinas del proveedor TFC, a fin de conocer cuál era su visión de corto y largo plazo respecto de la implementación de Flexline ERP.

Lo mismo hicieron hace casi dos años, a fines de 2006, cuando la compañía, producto de su crecimiento, decidió evaluar qué era más conveniente para su negocio: continuar con la solución y actualizarla o bien instalar una nueva. Fue entonces que volvieron a visitar las oficinas de TFC en Chile, conocieron cómo Flexline ERP enfrentaba problemáticas de negocio reales en dos empresas chilenas centradas en la importación y distribución de productos, que es el ‘core’ de Grupo Umbral, y la decisión de continuar una vez más fue contundente. Actualizaron el sistema a su versión 7.5 y hasta hoy Flexline ERP sigue siendo su aplicación central.

En todo este tiempo, “nuestra satisfacción con el servicio ha ido en incremento, ya que pese a la distancia física que nos separa del proveedor, la atención y disponibilidad han sido muy buenas cuando hemos experimentado alguna duda o dificultad”, explica el profesional.

Flexibilidad para nuevas aplicaciones

Un total de 130 usuarios -repartido en tres puntos de venta y tres centros de distribución en diferentes ciudades- es el que utiliza el sistema, una cifra que da cuenta de su robustez y capacidad para soportar el volumen transaccional que acumula la operación de las seis empresas que conforman el holding en estos seis años. Se trata, además, de un número que llega a más de 170 si se considera también a los vendedores, quienes a través de una aplicación de automatización de la fuerza de ventas, desarrollada por Umbral al alero de Flexline ERP, hoy también son usuarios del software, pudiendo ingresar sus ventas en un hand held, datos que viajan por Internet y son registrados como pedidos por el sistema. “Eso también demuestra la flexibilidad de la herramienta que nos ha permitido desarrollar varias aplicaciones adicionales, siempre sin perder el horizonte de que Flexline ERP es nuestro sistema central”, asevera. En ese marco, Grupo Umbral cuenta hoy con un sistema de telemarketing y programas interactivos dirigidos a diferentes segmentos de consumidores.

Colaborando en desarrollo y competitividad

García destaca que el sistema es de fácil manejo para el usuario final, tanto local como remoto, y el ‘empowerment’ (autonomía para usar los recursos) para éste ha sido eficaz, permitiéndole versatilidad de uso del ERP, siempre bajo los diferentes perfiles de seguridad.

La compañía posee los módulos Comercial, Tesorería, Activos Fijos, Gestión, Cobranzas, Contabilidad, Puntos de Venta y RRHH. “Sin embargo, dado el foco de nuestro negocio, nos centramos principalmente en la parte financiera y de ventas, donde manejamos datos de estados contables, además de estadísticas históricas de ventas, pronósticos y cifras actuales”.

“Hoy -indica- tenemos certeza de la fiabilidad de los procesos internos que se canalizan a través de la herramienta, lo que al final del día nos da confianza en la información que maneja y, basados en ésta, hemos podido tomar decisiones estratégicas del negocio, accediendo a datos completos, precisos y en el momento adecuado”.

“Flexline ERP ha sido un apoyo clave para el rol del negocio y las estrategias corporativas; lo fue en el 2002 cuando optamos por implementarlo como la herramienta que coadyudara al desarrollo de nuevas aplicaciones y estrategias para la organización. Lo ratificamos el 2006, cuando lo volvimos a elegir. Hoy nuevamente estamos realizando el análisis, y una vez más consideramos que es la solución que debe seguir con nosotros para colaborar en el desarrollo y competitividad de nuestro negocio en el mercado”, concluye.